Comment organiser une conférence de presse ?

Une conférence de presse est un moyen simple et efficace de communiquer des nouvelles importantes en lien avec votre entreprise : lancement d’une campagne, d’un produit ou encore la tenue d’un événement, par exemple.

Elle permet, grâce à l’intermédiaire des médias, de sensibiliser et de rallier le plus grand nombre à votre cause ou à votre projet.

Durant une conférence de presse, la présence de différents acteurs est nécessaire, à savoir les organisateurs, les intervenants clés et les journalistes.

Comment organiser une conférence de presse réussie et ainsi vous garantir crédibilité et impact à long terme ? On vous explique tout dans cet article !

Définir les messages clés de la conférence de presse

Avant toute chose, il vous faut définir les messages clés que vous souhaitez délivrer lors de la conférence.

Ils tournent en général autour de l’annonce d’un nouveau produit, d’une nouvelle acquisition ou d’un événement à venir.

Les idées clés doivent être résumées en 3 à 5 points concis et que vous pourrez communiquer à la presse.

Choisir la date et l’heure de la conférence de presse

Ce point est stratégique car il faut vous assurer que votre conférence de presse ne tombe pas le même jour qu’un autre événement important.

Sachez que le mardi, le mercredi et le jeudi sont considérés comme des jours d’actualités plus lents, ils sont donc à éviter.

En termes d’horaire, l’idéal est d’organiser votre événement entre 10h et 11h afin de vous assurer que les médias puissent assister à la conférence, au-delà de ces heures, les journalistes sont souvent occupés à d’autres tâches.

Trouver le lieu idéal pour la conférence de presse

Le choix du lieu est un paramètre non négligeable dans l’organisation de votre conférence.

Par exemple, le temps de trajet que les journalistes devront parcourir jusqu’au lieu de l’événement doit être pris en compte, une trop grande distance pourrait en décourager plus d’un !

L’endroit doit également disposer d’un parking à proximité afin de faciliter l’arrivée de vos invités.

Assurez-vous également de choisir un lieu doté d’une installation électrique de bonne qualité et de lumières adaptées.

Se mettre en relation avec les médias

Afin d’attirer le plus grand nombre de médias possible à votre événement, dressez une liste des rédacteurs en chef des stations de télévision, des directeurs des stations de radio et des agences de relations presse susceptibles d’être intéressés par votre conférence de presse.

Envoyez ensuite une invitation personnalisée à ces personnes, puis quelques jours avant la date de la conférence, vous devez préparer et envoyer un avis de presse aux médias.

Envoyer un avis de presse aux médias

Une fois votre avis de presse envoyé aux médias de votre choix, patientez quelques jours puis contactez les personnes concernées afin de valider qu’elles ont bien reçu votre avis de presse et ainsi confirmer leur participation à la conférence de presse.

Constituer un dossier de presse

Le dossier de presse est un élément clé que vous devrez distribuer aux journalistes lors de la conférence.

Le dossier de presse doit contenir les informations sur le sujet, le message ou sur la question qui sera abordée dans la conférence de presse.

N’hésitez pas à faire imprimer quelques copies supplémentaires de votre dossier de presse dans le cas où le nombre de journalistes participant à la conférence de presse est plus important que prévu.

Préparation de la salle de conférence

Avant dernière étape et non des moindres avant le jour J : la préparation de la salle de conférence.

Il faut vous assurer :

• que toutes les installations électriques fonctionnent (lumières, micro, son, etc…) ;
• que vous disposez d’une table adéquate pour tous les intervenants ainsi que du nombre suffisant de sièges pour tous les invités ;
• qu’il y ai un emplacement dédié pour les caméras ;
• que chaque intervenant dispose d’un bloc note et d’un stylo ;
• que tout soit prêt au niveau des rafraîchissements.

Le jour de la conférence

Ça y est, vous êtes fin prêt.e à lancer votre conférence de presse, bravo !

Afin de veiller au bon déroulement de la conférence, il est important de suivre les différentes étapes ci-dessous :

• accueillir les journalistes dès leur arrivée ;
• leur faire signer des fiches de présence et leur remettre le dossier de presse ;
  guider et installer les intervenants à leur table ;
• il est primordial de commencer la conférence à l’heure prévue (5 mn de retard maximum) ;
• vous assurer que la conférence est enregistrée ;
• indiquer au modérateur que la conférence peut commencer et souhaiter la bienvenue à toutes les personnes présentes ;
• annoncer la question principale ou le sujet ainsi que les différents intervenants ;
• chaque intervenant disposera de 3 à 5 minutes pour exposer ses points clés ;
• une fois les interventions terminées, le modérateur fera une brève conclusion avant de diriger les questions vers les intervenants ;
• une conférence de presse dure en général 45 minutes environ, à la suite de quoi, le modérateur devra remercier les participants et les médias.

Il se peut que certains journalistes souhaitent rester un peu plus longtemps en off afin de continuer une conversation moins formelle sur la question ; veillez à leur répondre avec la même énergie et la même honnêteté.